Czego nie powinno być w aktach osobowych pracownika?

Akta osobowe pracownika nie mogą zawierać dokumentów prywatnych, nadmiarowych ani takich, które należą do innych zbiorów dokumentacji. W szczególności poza aktami powinny pozostać: kopia dowodu osobistego bez wyraźnej podstawy prawnej, czysto dokumenty rekrutacyjne, dokumenty rodzinne i cywilne wykorzystywane jednorazowo do uprawnienia, rozszerzona dokumentacja medyczna, informacje o przynależności związkowej bez podstawy oraz wszelkie materiały dotyczące ewidencji czasu pracy i nieobecności [1][2][3][4][5][6][7]. Główna zasada jest prosta: w aktach trzymamy tylko to, co wynika z przepisów i jest niezbędne do zatrudnienia. Wszystko inne porządkujemy w odpowiednich zbiorach albo usuwamy [8][9].

Akta osobowe to część dokumentacji pracowniczej prowadzonej oddzielnie dla każdego zatrudnionego. Obejmują pięć części: A, B, C, D i E, a w każdej gromadzi się wyłącznie dokumenty wskazane w przepisach lub bezpośrednio związane ze stosunkiem pracy [8]. Podział na akta osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą jest obowiązkowy i pozwala na właściwe przypisanie dokumentów do przeznaczonych dla nich zbiorów [8][10].

Najważniejsze elementy akt to materiały związane z rekrutacją, nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia, odpowiedzialnością porządkową oraz zakończeniem stosunku pracy, ale tylko w zakresie przewidzianym w przepisach. Dokumenty z innych obszarów należy trzymać poza aktami [8][10].

W aktach przechowuje się wyłącznie dokumenty potrzebne i dozwolone przepisami. Materiały zbędne, nadmiarowe albo niepowiązane z realizacją obowiązków pracodawcy należy przenieść do właściwej części dokumentacji albo usunąć. Ta zasada dotyczy również kopii i odpisów, które można gromadzić tylko wtedy, gdy przepisy wyraźnie na to pozwalają i gdy są one złożone w związku z zatrudnieniem [8][9].

Zgodnie z RODO w aktach wolno przetwarzać jedynie dane niezbędne do celu, jakim jest zatrudnienie. Nie wolno dublować informacji, utrwalać danych nadmiarowych ani przechowywać dokumentów zawierających wrażliwe treści bez podstawy prawnej. Należy ograniczać zakres danych o osobach trzecich i usuwać dokumenty, które przestały być konieczne dla stosunku pracy [1][4][5].

Zasada minimalizacji obejmuje również materiały, które przepis nakazuje jedynie okazać, a nie kopiować. Jeżeli prawo nie przewiduje utrwalenia, utrwalanie w aktach nie jest dopuszczalne [1][2].

Poza aktami prowadzi się odrębne zbiory dotyczące: czasu pracy i nieobecności, wynagrodzeń i list płac, ubezpieczeń ZUS, dokumentacji medycznej oraz spraw BHP. Rozdzielenie tych obszarów od akt osobowych wynika z przepisów i ma znaczenie dla ochrony danych oraz porządku dokumentacji [8][6][10][7].

W aktach nie należy utrzymywać materiałów rekrutacyjnych, które nie są wykorzystywane w zatrudnieniu. Po przyjęciu do pracy zostawia się tylko te elementy, które ustawodawca przewiduje dla odpowiednich części akt. Czysto rekrutacyjne treści, w tym korespondencja intencyjna, nie powinny być archiwizowane w aktach osobowych [1][3].

Kopia dowodu osobistego w aktach osobowych co do zasady jest niedopuszczalna bez wyraźnej podstawy prawnej. Pracodawca powinien ograniczyć się do pozyskania danych wymaganych przepisami, a sam dokument tożsamości może być jedynie okazany do wglądu, bez utrwalania jego pełnej kopii [1][2][5].

Dokumenty potwierdzające sprawy rodzinne lub cywilne, które służą uzyskaniu jednorazowego uprawnienia pracowniczego, co do zasady nie powinny trafiać na stałe do akt. Po spełnieniu celu należy ograniczyć ich przechowywanie do minimum zgodnego z prawem albo umieścić je w innym właściwym zbiorze, jeżeli tak stanowią przepisy [1][3][5].

Dokumentacja medyczna prowadzona jest odrębnie i nie powinna być włączana do akt osobowych ponad zakres wymagany przepisami. W aktach przechowuje się wyłącznie te dokumenty, których obecność została wskazana przez ustawodawcę, bez rozszerzania o szczegółowe informacje zdrowotne [4].

Informacje o przynależności związkowej oraz inne dane szczególnie chronione nie mogą być przechowywane w aktach bez wyraźnej i legalnej podstawy. Zasada minimalizacji i zgodności z prawem wymaga, aby ograniczać zakres tych danych i unikać ich utrwalania, gdy nie jest to konieczne dla stosunku pracy [4][5].

Materiały związane z organizacją i rozliczaniem czasu pracy, w tym wnioski dotyczące nieobecności, pracy w godzinach nadliczbowych, pracy zdalnej oraz stosowania szczególnych systemów czasu pracy, stanowią odrębny zbiór dokumentacji pracowniczej i nie powinny znajdować się w aktach osobowych [6][7].

Prawidłowy porządek osiąga się przez przypisanie każdego dokumentu do jednego z dedykowanych zbiorów: akta osobowe z częściami A, B, C, D i E, ewidencja czasu pracy, listy płac, dokumenty ZUS, dokumentacja medyczna oraz dokumenty BHP. Taki mechanizm ogranicza nadmiarowość danych i wzmacnia zgodność z przepisami [8][10][7].

Ocena jest czteroetapowa: po pierwsze sprawdź, czy dokument jest wymagany przez prawo. Po drugie oceń, czy jest niezbędny do wykonania obowiązków pracodawcy. Po trzecie zdecyduj, czy należy do akt osobowych, czy do innej części dokumentacji. Po czwarte usuń lub zminimalizuj dane nadmiarowe, których nie wolno albo nie trzeba przechowywać [8][1][9].

W aktach dopuszczalne są wyłącznie kopie lub odpisy tych dokumentów, które zostały przedłożone w związku z zatrudnieniem i tylko wtedy, gdy wymaga lub dopuszcza to przepis. Oznacza to, że nie każdy dokument przekazany przez pracownika może trafić do akt, a czas jego przechowywania wynika z regulacji dotyczących dokumentacji pracowniczej [9].

Praktyka regularnych przeglądów ogranicza ryzyko gromadzenia materiałów trzymanych na wszelki wypadek, co narusza zasadę minimalizacji danych i zaburza porządek dokumentacji. Aktualizowanie akt po zmianach przepisów oraz przed weryfikacją zgodności pomaga usunąć treści zbędne lub nadmiarowe [1][5].

Poza aktami powinny pozostać: dokumenty prywatne i niepotrzebne do realizacji zatrudnienia, materiały z innych obszarów dokumentacji, utrwalone bez podstawy kopie dokumentów tożsamości, nieużywane w zatrudnieniu treści rekrutacyjne, dokumenty rodzinne i cywilne o jednorazowym zastosowaniu, rozszerzona dokumentacja medyczna, informacje o przynależności związkowej bez podstawy oraz całość dokumentów dotyczących czasu pracy i nieobecności. Porządek dokumentów, rozdzielenie zbiorów i przestrzeganie minimalizacji danych to fundament właściwie prowadzonych akt osobowych [8][1][2][3][4][5][6][9][10][7].